AREA SEGRETERIA
Nome del servizio
DIGITALIZZAZIONE
Descrizione generale del servizio
Servizio per la digitalizzazione e larchiviazione digitale delle pratiche di Edilizia Privata. Al termine della lavorazione i dati digitalizzati saranno resi disponibili direttamente allinterno del Portale Documentale ARCA e opzionalmente nel software gestionale Pratiche Edilizie Halley.
Caratteristiche funzionali del servizio
Contestualmente al ritiro della documentazione cartacea attualmente presente nella sede del Comune, a monte dellattivazione dei servizi, si procederà pertanto a:
Individuare e avviare tavoli tecnici per condividere con il Cliente le soluzioni di indicizzazione e ripresa digitale;
Acquisire le informazioni dal sw gestionale delle Pratiche Edilizie per la definizione dei metadati da utilizzare nelle ricerche;
Confermare i dati identificativi e descrittivi della documentazione (indici) oggetto di digitalizzazione;
Coordinare e supervisionare la fase di digitalizzazione;
Pianificare e confermare le tempistiche di lavorazione.
Benefici offerti dal servizio
Per legge tutti documenti prodotti dalla P.A. sono un bene culturale fin dall'origine e l'Ente pubblico ha l'obbligo di predisporre mezzi e procedure perché l'archivio corrente nasca ordinato, ed impone di riordinare l'archivio già esistente ove si trovi in stato di disordine (art. 30 c.4 D.Lgs 42/2004). La memoria dell'Ente si salva utilmente, anche per le future ricerche, solo se è organizzata bene per l'immediata efficacia dell'azione amministrativa fin dal momento in cui sono formati i documenti nell'archivio corrente e se poi tale memoria documentaria è sottoposta ad un'adeguata e prudente selezione conservativa. In questo contesto il termine "ordinare" assume una duplice connotazione, ossia obbliga a predisporre mezzi e procedure perché l'archivio corrente nasca ordinato ed impone di riordinare l'archivio già esistente al fine di garantirne continuità conservativa e fruibilità. I dettami sopracitati possono essere soddisfatti anche con la digitalizzazione, che riduce il rischio della perdita di informazioni salvaguardando la memoria storica di ogni ente. Con le nuove tecnologie risulteranno ulteriormente semplificati i processi di accesso e di ricerca dei dati. In quest'ottica, ACCATRE s.r.l. si propone di accompagnare l'Ente in un percorso di cambiamento e adeguamento alle più moderne tecnologie affiancandolo nella costituzione del nuovo archivio fruibile attraverso un sistema documentale denominato ARCA.
Piattaforma Cloud attraverso la quale è erogato il servizio
Per accesso al Portale Documentale Arca piattaforma cloud proprietaria
Cloud Deployment Model
Private Cloud
Infrastruttura Cloud su cui è basato il servizio
CSP tipo "C" di proprietà Boxxapps S.r.l - ID Scheda: IN-55
Eventuali servizi correlati qualificati nel Marketplace
Portale Documentale Arca
Sono richiesti prerequisiti?
SI
I prerequisiti riguardano altri servizi Cloud?
NO
Eventuali altri prerequisiti
Le attività sono subordinate all'autorizzazione temporanea di trasferimento della documentazione oggetto di digitalizzazione ai sensi dell'art. 21, comma 1, lettera 3 del D.Lgs. 42/2004 - Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137 richiesta dall'ente. Inoltre, i progetti di digitalizzazione di beni archivistici e librari devono essere autorizzati dalla Sovrintendenza, ai sensi dell'art. 21 commi 4-5 del D.Lgs. 42/2004 (Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio)
Eventuali standard e certificazioni
ACCATRE utilizza un Sistema di Gestione Integrato e certificato basato sull'interazione delle norme: UNI EN ISO 9001, cioè nel sistema di gestione per la qualità, relativamente alla progettazione, sviluppo ed erogazione di servizi di distribuzione, installazione, manutenzione, assistenza e formazione di soluzioni informatiche. ISO/IEC 20000-1 basata su procedure standard ad utilizzo internazionale per migliorare la gestione del modello IT (Information Technology) questo per garantire un servizio sempre migliore al Cliente finale. UNI EN ISO 22301"Social security - Business Continuity Management Systems - Requirements" ovvero uno standard internazionale che è stato sviluppato per aiutare un'organizzazione a ridurre al minimo il rischio di interruzioni. UNI CEI ISO/IEC 27001, cioè nella sicurezza delle informazioni, nella progettazione, realizzazione, assistenza e mantenimento in esercizio di infrastrutture tecnologiche ICT. ISO/IEC 27018 il primo Code of Practice internazionale per la privacy nel cloud. Basato sulle nuove leggi di protezione dei dati dell'Unione, specifiche ai provider che gestiscono servizi in cloud. ISO / IEC 27017 che fornisce le linee guida per i controlli di sicurezza delle informazioni applicabili alla fornitura e all'utilizzo dei servizi cloud in integrazione alla SOA aziendale. UNI EN ISO 14001, norma che specifica i requisiti di un sistema di gestione ambientale che un'organizzazione può utilizzare per sviluppare le proprie prestazioni ambientali. La politica ambientale è il quadro di riferimento sul quale impostare le attività e definire gli obiettivi ambientali, impegno formale che unorganizzazione assume nei confronti del miglioramento continuo, adeguatezza e diffusione del sistema di gestione ambientale per limitare l'inquinamento e per migliorare costantemente la propria prestazione per la tutela dellambiente. Le figure di coordinamento del servizio sono certificate ITIL Information Technology Infrastructure Library (ITIL) V3. Viene applicato il modello di gestione aziendale a norma del D.Lgs. 231/2001. Per la creazione di applicazioni Internet sicure vengono seguiti i consigli e le linee guida dell'Open Web Application Security Project (chiamato più semplicemente OWASP). ACCATRE ha inoltre acquisito la Registrazione EMAS.
Canali disponibili per il supporto tecnico
Assistenza prioritaria via trouble ticket con accodamento tramite scrivania digitale X-DESK alla funzione Segnalazioni.
Il servizio è operativo 24 ore su 24, per 365 giorni lanno, le risposte dello staff qualificato vengono date in orario d'ufficio.
La segnalazione è inoltrata direttamente al reparto di competenza. Tramite Mail, Telefono Numero VERDE dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle ore 18:00.Tempi di attivazione e disattivazione del servizio
Tempo di presa in carico attivazione: 30 giorni
Tempo di presa in carico dismissione: 5 giorni
Modalità e processo di attivazione
Le modalità e il processo di attivazione prevedono:
a) Il reparto commerciale provvede alla raccolta della richiesta del cliente e alla loro conformità con il servizio offerto a catalogo.
b) Il reparto commerciale provvede quindi alla formulazione dell'offerta.
c) Una volta ricevuto l'ordine il reparto dei servizi di competenza provvede a informare il Cliente della presa in carico dell'ordine e pianificare le varie attività necessarie.
Modalità e processo di disattivazione
Le modalità e il processo di disattivazione prevedono:
a) Il reparto commerciale verifica che siano in essere le condizioni di disattivazione.
b) Il reparto commerciale una volta verificata la condizione per la dismissione del servizio provvede a predisporre l'invio di una PEC che informi il Cliente sull'iter per la dismissione del servizio.
c) Il reparto tecnico Inizia le attività che permettano ai dati riconducibili al servizio di essere cancellati il più rapidamente possibile, compatibilmente con i tempi tecnici di gestione.
d) Comunicazione al Cliente che le attività inizieranno a decorrere dal quinto giorno lavorativo successivo alla data di inoltro della PEC.
Estrazione dei dati a seguito di disattivazione
In seguito alle comunicazioni previste nel processo di disattivazione al Cliente viene comunicato via PEC che, se fosse interessato alla consegna dei dati relativi al servizio, verranno concordati e definiti i tempi e i modi di erogazione dell'attività di consegna dei dati oggetti del servizio in disattivazione. Il download dei dati sarà reso disponibili previa comunicazione dei dati relativi al personale incaricato a riceverli con tempi definiti in sede di contatto.
Dati esportabili
In caso di dismissione ogni dato inserito nel servizio viene restituito nello stesso formato di origine disponibili all'interno della piattaforma protetta e dedicata per la fese di consegna.
Indicare quali delle seguenti modalità di fruizione del servizio sono supportate
Web Browser per accesso al Portale Documentale Arca
Specificare i browser supportati
I browser di uso comune, all'ultima e penultima versione disponibile per accesso al Portale Documentale Arca
Strumenti di monitoraggio delle risorse a consumo associate al servizio, dei costi e della qualità del servizio
Vengono messi a disposizione del Cliente tramite la sua scrivania digitale i seguenti strumenti di monitoraggio delle risorse associate al servizio e della qualità del servizio stesso:
a) Numero delle segnalazioni aperte dal cliente al servizio di assistenza.
b) Tempo medio di primo contatto delle segnalazioni aperte dal cliente al servizio di assistenza.
c) Grado di soddisfazione espresso dal cliente per l'erogazione del servizio di assistenza.
d) Disponibilità del servizio (Availability).
Metriche e statistiche disponibili
Vengono messi a disposizione del Cliente tramite la sua scrivania digitale le seguenti metriche e statistiche:
a) Il numero delle segnalazioni aperte dal cliente al servizio di assistenza viene messo a disposizione del cliente è gli da in ogni momento e in tempo reale il numero di segnalazioni che sono giunte al reparto di assistenza distinte per il canale di comunicazione utilizzato.
b) Il tempo medio di primo contatto delle segnalazioni aperte dal cliente al servizio di assistenza viene messo a disposizione del cliente è gli da in ogni momento e in tempo reale il tempio medio con cui il reparto di assistenza effettua un primo contatto nei confronti del cliente.
c) Il grado di soddisfazione espresso dal cliente per l'erogazione del servizio di assistenza viene messo a disposizione del cliente è gli da in ogni momento e in tempo reale il numero dei giudizi espressi a conclusione di ogni segnalazione relativi al grado di soddisfazione espressa per il servizio erogato. La valutazione viene espressa su tre livelli di emoticons.
